Jeśli pracując na umowę o pracę, używasz swojego prywatnego samochodu do celów służbowych, należy Ci się kilometrówka, czyli zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych. Czym dokładnie jest kilometrówka i jakie są jej stawki w 2024 roku? Zapraszamy do lektury.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka została wprowadzona w 2002 roku za sprawą Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawka kilometrówki ustalana jest w takim stopniu, aby zrekompensowała ona zużycie paliwa, a także częściowe koszty eksploatacyjne samochodu.

Kilometrówka 2024 - ile wynosi stawka za 1 km przebiegu pojazdu?

Obecne stawki kilometrówki zostały zaktualizowane w 2023 roku i prezentują się następująco:

• 0,89 zł dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika mniejszej niż 900 cm3,
• 1,15 zł dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
• 0,69 zł dla motocykli,
• 0,42 zł dla motorowerów.

Warto wspomnieć, że są to maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Limity kilometrówki

Stawka za przejechane kilometry to nie wszystko. Ustalone zostały także miesięczne limity przebytego dystansu, aby odliczenie było możliwe. Prezentują się one następująco:

• mieszkańcy gminy do 100 tys. mieszkańców - 300 km,
• mieszkańcy gminy, która posiada od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców - 500 km,
• mieszkańcy gminy powyżej 500 tys. mieszkańców - 700 km.

Limit może być większy w przypadkach:

• pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej - 1500 km,
• pojazdów służbowych w celach ratowniczych, w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej - do 3000 km.

Jak rozliczać kilometrówkę?

Rozliczanie kilometrówki zależy od tego, jaka stawka za 1 km wypłacana jest przez pracodawcę. Jeśli jest ona równa lub niższa niż stawka ustawowa, wówczas kilometrówkę można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy. Natomiast jeśli pracodawca zdecyduje się wypłacać pracownikowi wyższą stawkę za 1 km, wtedy należy opodatkować i oskładkować nadwyżkę.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Wprowadzona 23 października 2018 roku ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zniosła obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby rozliczenia podatku dochodowego.

Jednakże prowadzenie takiej ewidencji jest konieczne w przypadku, gdy pracownicy zatrudnieni w danej firmie wykorzystują swoje prywatne pojazdy do celów służbowych. Taki dokument jest niezbędny do obliczenia zwrotu kosztów za użytkowanie takiego samochodu osobowego czy motocykla.

Ewidencja powinna zawierać takie informacje jak:

• imię, nazwisko i adres użytkownika pojazdu,
• numer rejestracyjny,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę stanowiącą wynik mnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• dane i podpis pracodawcy.